Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og leiar.

 

Arkivtenesta har ansvar for å:

- motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post.

- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.

- kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.

- kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.

- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv.

- betjene utlån frå arkiv.

- arkivere.

- journalføre eigenproduserte dokument.

Sakshandsamer har ansvar for å:

- Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.

- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.

- Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.

- All dokumentproduksjon i et fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Visma PPI o.l.)

- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.

- Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.

- Gje melding til arkivtenesta om arkivsaker som kan avsluttast etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å:

- gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer.

- vurdere gradering av arkiverte dokument.

- sjå til at restanselister vert følgd opp.

- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.

Laster...