Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
 Administrasjonssjefen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Administrasjonssjefen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til leiar fellestenester. Konsulent arkiv og personal har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Konsulent arkiv og personal rapporterer til leiar fellestenester som rapporterer til administrasjonssjefen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det operative ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Det er leiar for ei eining som er ansvarleg for det fagsystemet denne eininga nyttar. Leiaren kan spørje konsulent arkiv og personal om råd og hjelp. 

Konsulent arkiv sine oppgåver

Konsulent arkiv og personal skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

1. Å rapportere til leiar fellestenester som rapporterer til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
8. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Konsulent arkiv skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet. Det er leiar for fellestenester si oppgåve å sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av leiar fellestenester med konsulent arkiv og personal som er fagansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Leiar fellestenester er leiar for arkivtenesta og konsulent arkiv og persoanl er fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

IKT Nordhordland

Fedje kommune er medlem i IKT Nordhordland kommunalt oppgåvefellesskap (IKTNH). 

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot.

Fedje kommune deponerer alt arkivmaterialet som er frå før 1994 hjå IKA Hordaland.

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
2. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk