Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar og interkommunale samarbeid for Fedje kommune

Den oppdaterte oversikta ovanfor er det me har funne. Ein del av dei interkommunale har ikkje vorte oppdatert etter kommunesamanslåinga av Lindås, Meland og Radøy til Alver. 

Innleiing og definisjonar

Kommunen er ein grunnleggjande del av infrastrukturen i det norske samfunnet. Til grunn for dette ligg prinsippet om at oppgåvene skal løysast nærast mogeleg innbyggarane. Utfordringar i kommunesektoren gjer det naudsynt å samarbeide om ei rekkje kommunale oppgåver og funksjonar.  Interkommunale samarbeid vert ofte løysinga på desse utfordringane. Utfordringa for arkivsektoren vert:

-          å sikre partsinnsyn

-          å sikre kommunal sektor sine administrative behov

-          å sikre  forskningsmessige og kulturelle behov etter at samarbeidet har opphørt,  eller at arkivet ikkje lenger er i aktivt bruk.

Eit interkommunalt selskap er eit eige rettssubjekt som rettslig og økonomisk er skilt frå deltakarkommunane. Dei vanlege formene for interkommunale selskap (samarbeidsformer) er følgjande:

-          Organisering etter kommunelova §19 – samarbeidet er organisert med eige styre, og rammene for arbeidet går fram av vedtektene.

-          Organisering etter kommunelova §20– «Vertskommunesamarbeid». Her er det vertskommunen som har arkiv- og journalføringsansvar, om ikkje anna vert presisert i selskapsavtalen.

-          Kommunalt aksjeselskap. Desse kan ha deltakarar som ikkje er kommunale og den er eit eige rettssubjekt.

-          Samvirkelag og stiftingar. Desse er å definere som eigne rettssubjekt.

Eit interkommunalt selskap skal ha ein skriftleg selskapsavtale som er vedteken i dei enkelte deltakarkommunane. Det er i denne avtalen arkivansvaret skal definerast.

 

Avklaring omkring arkivansvar

Lov av 19.05.2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) gjeld for alle verksemder der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har eineigarandel  som gjev meir enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller der dei samme har rett til å velge meir enn halvparten av medlemene med stemmerett i det øvste organet. Unntaket frå dette er rettssubjekt som driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private. Arkivlova definerer offentlege organer som verksemd dersom dei fullt ut er offentleg eigd og som ikkje driv næringsverksemd i konkurranse med andre. Det er derfor ikkje utan vidare slik at organ som kjem inn under offentleglova også kjem inn under bestemmelsane om offentleg arkiv i arkivlova. Men alle organ som kjem inn under offentleglova har plikt til å føre journal etter journalføringsreglane i arkivlova med forskrift. Dette betyr at § 9 og §10 i arkivforskriftas kapittel II alltid gjeld for alle organ som kjem inn under offentleglova, sjølv om resten av reglane for offentlig arkiv ikkje skulle gjelde.

-          Når det vert etablert ei kommunal selskapsordnig, som kjem inn under reglane om offentleg arkiv i arkivlova, må det i det dokumentet som er grunnlaget for opprettinga vere eit eksplistt formulert arkivansvar etter arkivforskrifta § 1. Dette må gjerast seinast ved politisk handsaming av  selskapsavtalen i kommunestyret. Ansvaret for at dette vert gjort ligg til rådmannen.

-          Kommunale aksjeselskap som ikkje er omfatta av offentleglova, vil heller ikkje være omfatta av arkivlova sine reglar for offentleg arkiv. I arkivlova vert desse å sjå  som private organ og kan handtere sine arkiv i tråd med dei føringar som er gjeve i stiftelsesdokumentet, eller på annan måte. Men reglane for offentlege arkiver er ei oppskrift på god arkivskikk, og dei kommunale aksjeselskapa bør oppfordrast til å følge desse reglane der det er praktisk mogeleg. Dette bør gjerast seinast ved politisk handsaming av selskapsavtalen i kommunestyret. Ansvaret for at dette vert gjort ligg til rådmannen.

Laster...