I følgje arkivlova § 6 plikar offentlege organ å ha arkiv. Arkiva skal vere innretta og ordna slik at dokumenta vert tryggja som informasjonskjelder for samtida og ettertida.
Arkiv vert i arkivlova §2b definert som dokument som vert til som del i ei verksemd.
Offentleg organ vert i arkivlova §2g definert som statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.
Eit dokument er i følgje arkivlova §2a "ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring".
Eit offentleg organ skal i følgje forskrifta om offentleg arkiv ha ein journal, der dokumenta i dei sakene som organet opprettar vert registrert. Alle inngåande og utgåande dokument som må reknast som saksdokument for organet etter offentleglova §4, dersom dei er eller vert sakshandsama og har verdi som dokumentasjon (forskrift om offentlege arkiv §9).
Ved registrering av eit dokument i ein journal skal følgjande opplysningar vere med i følgje forskrift om offentlege arkiv §10:
"a) journalføringsdato
b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler)
c) namnet på sendaren eller mottakaren
d) opplysningar om saka, innhaldet eller emnet
e) datering på dokument
f) klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 5
g) ekspidisjonsdato eller avskrivingsdato og
h) avskrivingsmåte. "
Ved journalføring vert det oppretta ein journalpost. Ein journalpost kan ha eit eller fleire dokumenter. Journalposten inngår i ei arkivsak. Ei arkivsak inneheld dokumenter, registreringar og påteikningar som er ein del av handsaming av saka.
Ei arkivsak inngår i ein arkivdel som er ein del i eit arkiv.
Eit arkiv vert skapt av ein arkivskapar som kan vere eit staleg organ, fylkeskommunalt organ eller kommunalt organ.
For å gjere det enklare å finne at saker i eit arkiv vert alle saker klassert med ein klassifiseringskode. Fedje kommune bruker kommunane sin K-kode nøkkel.
Ulike typer arkiv:
Aktivit arkiv er det dagleg arkivet som er i bruk.
Bortsettingsarkiv er arkiv som ikkje lenger er dagleg i bruk og er satt vekk på et arkivrom ikkje langt unna arkivskaparen.
Arkivdepot er depot for arkiv ikkje lenger er i bruk. Fedje kommune har avtale med Interkommunalt arkiv i Hordaland og deponerer arkiv hos Interkommunalt arkiv i Hordaland.
Før det aktive arkivet vert teke ut av bruk skal alt materialet som ikkje er akrivverdig i det takast ut av arkivet. Dette skal gjerast seinast før det vert avlevert til depotet og helst før det vert sett vekk i bortsettingsarkiv. Dette kallast arkivavgrensning.
Arkivmaterialet som det ikkje er påbud om å bevare men heller ikkje kjem inn under arkivavgrensing kan kasserast. Kassasjon skal skje etter reglane i bevarings- og kassasjonsplanen.
For andre arkivdefinisjonar sjå arkivverket
