Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og leiarar

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonalet, sakshandsamar og leiar

Akrivtenesta har ansvar for å;

  • motta, opne, sortere, skanne og jorunalføre all inngåande post inkludert elektronisk post og skjemamottak. 
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetssikre at sakshandsamar si registering er korrekt. 
  • kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysiske arkiv.
  • betene utlån frå arkiv og sende innsynsførespurand til arkivdepot. 
  • arkivere
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • kontrollere restanser og sende påminning til sakshandsamarar og leiarar. 

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post til fellestenester for arkivering. Arkivere e-postar med arkivverdi i Acos websak ved å importere dei inn i Acos websak. 
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystemet Acos Websak. 
  • Kontrollere at det er gjennomført vurdering av om sak eller dokument kan offentleggjerast eller skal graderast. 
  • All dokumentasjonsproduksjon dei gjeri eit fagsystem (Visma Profil, Visma Sampro, Vigilo, Easycruit, HRM, Acos Barnevern, Acos Sosial) eller sak/arkivssystem (Acos Websak). 
  • Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
  • Utgåande brev som ikkje kan ekspederast via SvarUt leggjast i konvolutt og leverast til fellestenester for frankering. 
  • Gje melding til konsulent arkiv og personal om arkivsaker som kan avsluttast etter kvart som dei er ferdighandsama. 

Leiar har anvar for å;

  • Levere personleg adressert post som skal arkiverast til fellestenester for arkivering. Arkivere e-postar med arkivverdi i Acos websak ved å importere dei inn i Acos websak.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystemet Acos Websak.
  • Kontrollere at det er gjennomført vurdering av om sak eller dokument kan offentleggjerast eller skal graderast.
  • Sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne. 
Laster...