Oppgåvefordeling mellom arkivpersonalet, sakshandsamar og leiar
Akrivtenesta har ansvar for å;
- motta, opne, sortere, skanne og jorunalføre all inngåande post inkludert elektronisk post og skjemamottak.
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
- kvalitetssikre at sakshandsamar si registering er korrekt.
- kvalitetssikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysiske arkiv.
- betene utlån frå arkiv og sende innsynsførespurand til arkivdepot.
- arkivere
- journalføre eigenproduserte dokument
- kontrollere restanser og sende påminning til sakshandsamarar og leiarar.
Sakshandsamar har ansvar for å;
- Levere personleg adressert post til fellestenester for arkivering. Arkivere e-postar med arkivverdi i Acos websak ved å importere dei inn i Acos websak.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystemet Acos Websak.
- Kontrollere at det er gjennomført vurdering av om sak eller dokument kan offentleggjerast eller skal graderast.
- All dokumentasjonsproduksjon dei gjeri eit fagsystem (Visma Profil, Visma Sampro, Vigilo, Easycruit, HRM, Acos Barnevern, Acos Sosial) eller sak/arkivssystem (Acos Websak).
- Avskrive inngåande og interne dokument som er handsama.
- Utgåande brev som ikkje kan ekspederast via SvarUt leggjast i konvolutt og leverast til fellestenester for frankering.
- Gje melding til konsulent arkiv og personal om arkivsaker som kan avsluttast etter kvart som dei er ferdighandsama.
Leiar har anvar for å;
- Levere personleg adressert post som skal arkiverast til fellestenester for arkivering. Arkivere e-postar med arkivverdi i Acos websak ved å importere dei inn i Acos websak.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sakshandsamingssystemet Acos Websak.
- Kontrollere at det er gjennomført vurdering av om sak eller dokument kan offentleggjerast eller skal graderast.
- Sjå til at restanselister vert følgd opp.
- Bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivaretekne.
