Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettar;Systemansvarleg for Acos websak er leiar fellestenester og personalleiar, og konsulent arkiv og personal. Me deler på rolla med å vere systemansvarleg.  Det er konsulent arkiv og personal som tildeler og ajourføre brukarrettar i websak. Konsuent arkiv og personal skal ha beskjed når nokon går ut i permisjon eller sluttar slik at brukarrettane kan verte fryste eller stoppa. Når det vert tilsett nye på rådmannskontoret eller administrasjonen i andre einingar, som skal bruke websak fokus skal konsulent arkiv og personal ha beskjed slik at dei vert oppretta som brukarar i Acos websak. Dei som skal tildelast rettar må vere oppretta med ntbrukar i global adressebok i outlook. Det må vere bestem kva tittel brukaren skal ha og kva rolle brukaren skal ha og kva tilgangar brukaren skal ha.

Kva spesifike rettar for handsaming av arkivdokument som tildelast brukarar av system med tilhøyrande roller

SakshandsamarHar tilgang til å lese og redigere egne arkivsaker, har tilgang til å lese og redigere dokument på egne saker og saker, som ein er medlem i tilgangsgruppe i same administrasjonsdel. Sakshandsamar kan også få tilgang til anna administrasjonsdel som er under den delen ein er lagt til. 

LeiarHar tilgang til å lese og redigere egne arkivsaker, har tilgang til å lese og redigere dokument på egne saker og saker, som ein er medlem i tilgangsgruppe i same administrasjonsdel. Leiar kan få tilgang til anna administrasjonsdel som er over eller under den delen ein er lagt til. 

ArkivansvarlegKan lese og redigere arkivsak i hele organisasjonen, har tilgang til å lese og redigere dokument i hele organisasjonen. 

Sakshandsamar som kan postfordele. Sakshandsamar som kan fordele elektronisk eller skanna post i websak basis/fokus. 

Kva typer dokument skal autentiserast og signerast, samt reglar og rutiner for signering av dokument, medrekna bruken av digital signatur.Kommunen har digital signatur. Det fungerer slik at det vert sendt e-post frå Difi til mottakar eller den som signerer på vegne av nokon, viss mottakar er reigstrert i kontakt og reservasjonsregisteret. Viss mottakar ikkje er registrert, der får ein ikkje sendt dokumentet elektronisk. Mottakaren får ein sms når fristen for signering nærmar seg med mindre dokumentet allereie er signert. Mottakaren logger seg inn i signeringsportalen og signerer dokumentet elektronisk. Det vert signerte dokumentet vert sendt til Acos mottak. Viss dokumentet ikkje vert signert innan fristen vert det sendt melding om det til Acos mottak. Dokumentet vert lagt inn på saka av sakshandsamar som tek seg av postmottaket den dagen. 

Ansvar og rutinar for kvalitetssikring av registeringa og arkiveringaPostmottak har ansvar for å kvalitetssikre registrering av dokument i samband med journalføring av dagens inngåande og utgåande dokument. Postmottaket sjekker også graderinga av dokument i samband med kvalitetsikring av postjournal før den vert lagt ut på innsyn. 

Sakshandsamarar har ansvar for å arkivere e-post som vert sendt til dei. Sakshandsamar har også ansvar for å gradere dokumentet rett etter offentleglova. 

Ansvarsforhold og prosedyrar for registrering, journalføring og arkivering av dokumentPostmottaket skanner all arkivverdig papirpost med unntak av dokument som skal inn i Profil eller Infodoc. Postmottak registrer all e-post som vert sendt til det elektroniske postmottaket til kommunen. Postmottaket journalfører kvar arbeidsdag alle inngåande og utgåande dokument. Postmottaket kvalitetsikrer journalførte dokument før postjournalen vert lagt ut på innsyn. Etter at postjournalen vert lagt ut på innsyn vert den sjekka ein gong til.  

Kommunen er fullelektronisk med unntak av Infodoc der informasjonen vert skrive ut og teke vare på, fordi Infodoc ikkje er integrert mot ein arkivkjerne eller sak/arkivsystem. 

Kommune nyttar SvarUt til å sende ut utgåandepost. Det er ei eiga korg for dokument som feiler ved utsending som lagt til ein sakshandsamar. Arkivansvarleg har høve til å gå inn på svarut si side og sjå om ting har vorte sendt ut og om innsendte dokumenter har kome inn via SvarInn. Dokumenter som kjem inn via SvarInn vert sendt til Acos mottak. Den som tek postmottaket går inn og sjekker Acos mottak og trykker på knappen som fører til at dokumentet vert overført til den saka i websak det er kobla til. 

Kommunen mottek einskilde dokument i Altinn. Altinn vert sjekka kvar 14.dag av arkivansvarleg. I samband med oppgraderingar av Acos vert Altinn sjekka kvar dag. 

Kommunen mottek post frå statlege system enten i Altinn, SvarInn eller posten.

Rutinar som definerer ansvarDet er postmotaket som fordeler dokument til sakshandsamar eller leiar. Leiar kan fordele sak til sakshandsamar i sin eining. Postmottaket har ansvar for retting av journal- og arkivopplysningar. Sakshandsamar har ansvar for å avskrive og ferdigstille dokument. Sakshandsamar har ansvar for å vurdere om inngåande dokumentet dei importerer inn i websak eller utgåande dokument dei skriv skal offentleggjerast eller graderast. Dei kan spørje arkivansvarleg eller postmottak om hjelp til vurdering om gradering. Postmottak har ansvar for vurdering av offentleggjering/gradering av innkommande papirpost og e-post frå elektronisk postmottak. Postmottaket har også ansvar for kontroll av offentleggjering/gradering ved postjournal. Sakshandsamar har ansvar for å gradere dokument dei skriv i websak og dokument dei importerer inn i websak. Postmottak har ansvar for gradering av innkommande papirpost og e-post frå elektronisk postmottak. Viss ein er lurer på kva for heimel ein skal bruke kan ein spørje arkivansvarleg. 

Prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.Me har ein naudprosedyre for driftsstans, naudjournal og back-up rutine som ein finn under naudrutinar under informasjonstryggleik og tilgangsstyring. 

Kva for lagringsmedie og arkivformat som skal nyttastDet vert nytta følgjande lagringsmedie og arkivformat:Alt innhald i sak/arkivsystemet vert lagra på servere hjå IKT Nordhordland. Eigenproduserte dokumenttyper er word, excel, powerpoint, jpg som vert konvertert til arkivformatet pdf.Skanna dokument vert skanna inn som pdf og har arkivformatet pdf. E-post har produksjonsformat txt, html og vert konvertert til arkivformat pdf. 

Kva for kategoriar av saker og dokument skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt jf.formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunnar skal arkiverast på papir. Kontraktar og avtaler inngått på papir skal arkiverast på papir i ein perm. Dei vert også skanna inn slik at kan søkast opp i det elektroniske sak/arkivsystemet. Skjøter, målebrev og bankgarantier skal arkiverast på papir i tillegg til å verte lagt inn i Acos websak. 

Ansvarforhold og prosedyrar for konvertering av dokument til arkivformatDen som journalførar skal sjekke at alle dokument vert konvertert til pdf ved journalføring. Den som lager innkalling, protokoll og møtebok skal sjekke at alle dokument vert konvertert til pdf. 

Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den daglege arkivdanninga. Dokument som inneheld sensitiv informasjon vert skanna via funksjonen skann til websak på kopimaskina. Viss det er dokument som skal til NAV vert dei skanna via funksjonen skann til Acos sosial. Desse dokumenta vert oppbevart i låsbart skap. Dokument som skal til NAV vert levert til NAV, når dei kjem ut til Fedje. 

Sletting av informasjon på skannere vert gjennomført i samband med at skanneren vert skifta ut.

Arkivansvarleg sjekker at den skanna versjonen av eit papirdokument stemmer med papirversjonen, og at lesekvaliteten på den elektroniske versjonen er god. Papirdokument som er skanna og ikkje tilhøyrer ein av dei kategoriane som skal bevarast på papir vert oppbevart i låsbartskap i 6 månader. Etter desse 6 månadene vert dei igjen sjekka opp mot den elektroniske versjonen og deretter makulert.